Google Drive là một dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin được tạo ra và quản lý bởi Google. Nó cho phép người sử dụng để lưu trữ tài liệu trong đám mây , chia sẻ tập tin , và chỉnh sửa tài liệu với cộng tác viên . Google Drive bao gồm Google Docs, Sheets và Slides , một bộ phần mềm văn phòng cho phép chỉnh sửa hợp tác của các tài liệu, bảng tính, thuyết trình, bản vẽ, hình thức, và nhiều hơn nữa. Các file được chia sẻ công khai trên Google Drive có thể được tìm kiếm với công cụ tìm kiếm web .

Nếu bạn mới làm việc với Google Drive thì bài viết này sẽ thực sự rất bổ ích với bạn bởi dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ tới độc giả những thủ thuật sử dụng Google Drive đơn giản và hiệu quả nhất. 

1. Các loại tập tin

Hãy bắt đầu với giao diện chính của Google Drive. Nhấn vào mũi tên hướng xuống bên trong hộp Search ở trên cùng của màn hình và bạn có thể thấy bộ lọc các tập tin hiển thị dựa trên định dạng mà Drive hỗ trợ, cho phép người dùng nhanh chóng tìm kiếm những loại tập tin cụ thể mà mình cần. 

2. Thay đổi kiểu xem

Có một vài liên kết hữu ích ở góc bên trái của giao diện Google Drive dưới thẻ My Drive cho phép người dùng thay đổi cách xem các file mà bạn đang tìm kiếm. Sử dụng tuỳ chọn Recent để bạn có thể xem các tập tin mà mình đã mở gần đây nhất và Activity để xem các hướng dẫn gần đây đã được thay đổi bởi bạn hoặc người khác với quyền truy cập.

3. Xem trước nhiều hơn

Bạn có muốn xem trước nội dung của nhiều file cùng một lúc mà không cần mở chúng? Tất nhiên bạn hoàn toàn có thể thực hiện điều này bằng cách. Tích chọn trước tên của các tập tin mà bạn muốn xem trước nội dung trong giao diện chính của Google Drive, sau đó nhấn nút Preview (biểu tượng con mắt), rồi sử dụng các mũi tên ở bên để điều hướng thông qua các tập tin của bạn.

4. Google Drive cho máy tính 

Ứng dụng Google Drive cho máy tính để bàn cho phép bạn sử dụng như một dịch vụ sao lưu trực tuyến cho các tập tin trên máy tính của bạn. Bạn có thể chọn thư mục cụ thể để đồng bộ trên mỗi máy. Các tập tin Google Doc lưu trữ trên dịch vụ sẽ được thể hiện như các liên kết web trên ổ cứng của bạn.

5. Tích hợp công nghệ OCR 

Google Drive có thể sử dụng chức năng nhận diện ký tự quang học (Optical Character Recognition - OCR) để phân tích văn bản trong các tập tin PDF hay các nội dung text bên trong các tập tin ảnh để chuyển đổi nội dung text thành tài liệu Google Doc tiêu chuẩn. Bạn có thể chọn tùy chọn này từ tuỳ chọn upload tập tin ngay từ máy tính của mình.

6. Định dạng Paint 

Nút Paint là ở bên trái của thanh công cụ trong tất cả các ứng dụng Google Drive và bạn có thể sử dụng nút này để sao chép định dạng của một khối văn bản này để áp dụng sang khối văn bản khác. Ví dụ, nếu bạn tạo ra một tiêu đề theo đúng ý của mình, bạn có thể sử dụng nút Paint này để nhanh chóng sao chép và áp dụng cho tiêu đề của các tài liệu khác nhanh chóng, tương tự như khi bạn thực hiện với tính năng Format Painter trong Word/Excel trên máy tính.

7. Thiết lập văn bản mặc định

Trong khi xử lý các tập tin văn bản, bạn truy cập vào trình đơn Normal text, trong menu thả xuống bạn chọn loại định dạng văn bản mà mình muốn sử dụng cho tài liệu đó. Trong đó bạn có thể thử sử dụng các tuỳ chọn định dạng văn bản khác nhau làm sao để lựa chọn được loại định dạng mà bạn muốn. Trường hợp khi bạn đã ưng ý với kiểu định dạng tài liệu của mình, bạn có thể truy cập vào trình đơn Normal text> Options > Save as my default để chọn kiểu định dạng mới này áp dụng cho tất cả các tài liệu mới mà bạn sẽ tạo ra sau này.

8. Tìm kiếm liên kết 

Nếu bạn đánh dấu bằng cách “bôi đen” một khối văn bản và sau đó kích chuột phải rồi chọn lệnh Link hoặc bấm nút Insert link trên thanh công cụ, bạn sẽ thấy một danh sách các URL đề xuất dựa trên văn bản mà bạn đã chọn. Từ hoặc cụm từ trong danh sách tập tin Google Drive của bạn được lựa chọn cũng sẽ được hiển thị, trường hợp này cho phép bạn liên kết giữa các tài liệu khác nhau lại với nhau.

9. Research

Nếu bạn luôn phải chuyển đổi qua lại giữa các tab của trình duyệt để tìm kiếm thông tin thông qua Google cho tài liệu của mình thì bạn có thể sử dụng cửa sổ Research (có thể truy cập từ menu Tools> Research). Gõ từ khóa tìm kiếm vào khung trống để xem kết quả từ các trang web cũng như từ tài khoản Google Drive và Gmail của bạn mà không cần phải chuyển đổi qua lại giữa các tab của trình duyệt.

10. Kéo thả hình ảnh

Có thể kéo và thả hình ảnh ngay vào tài liệu nhanh chóng vào bất kỳ vị trí nào mà bạn muốn, cho dù từ ổ cứng của bạn hoặc từ một trang web hoặc từ kết quả tìm kiếm trong cửa sổ Research.

11. Dịch tài liệu

Tận dụng khả năng “vô tận” của Google Translate bạn có thể dịch các tài liệu của mình từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác và ngược lại dễ dàng thông qua menu Tools> Translate. Trong đó có hơn 46 ngôn ngữ khác nhau mà Google hỗ trợ dịch thuật.

12. Thông báo qua email 

Trong ứng dụng bảng tính Spreadsheet bạn có thể nhận được các thông báo tùy chỉnh khi có bất kỳ điều gì thay đổi trên bảng tính của mình. Để thiết lập bạn truy cập vào menu Tools > Notification rồi lựa chọn thiết lập cảnh báo theo yêu cầu.

13. Chọn Theme cho slide 

Các theme trong slide giúp bạn có được bài thuyết trình đẹp hơn, ấn tượng hơn và chuyên nghiệp hơn. Vào tháng 10/2013 thì Google đã bổ sung thêm tùy chọn để chỉnh sửa các slide chủ, để thực hiện bạn mở menu Slide và chọn tuỳ chọn Edit master để thay đổi.

Xem thêm:

Hướng dẫn chặn ăn cắp dữ liệu điện thoại của nhà quảng cáo

5 thủ thuật hữu ích trên Chromebook

Cách khôi phục lại dữ liệu trên Windows với phần mềm Recuva

>>> Gợi ý Google: